時間という資源がビジネスパーソンには平等に与えられています。この資源を何に使うかによって成果は大きく変わってきます。成果につながるタイムマネジメントとはどういったものでしょうか、順を追って説明していきたいと思います。
仕事がうまくいかない人のために！高年収生命保険営業マンのタイムマネジメント術
タイムマネジメントの定義と本質
ビジネスにおけるタイムマネジメントとは「自分の仕事のやり方・進め方を管理すること」と定義することができます。
タイムマネジメントと訊くと、その目的を時間を管理する事と捉える人もいますが、その本質は「自分の仕事をコントロールする事」にあります。
タイムマネジメントの必要性と目的
タイムマネジメントの目的はずばり仕事において「成果を上げること」です。詳しく言うと「成果を上げるための仕事に注力できるようになること」です。そのためには「自分自身の仕事をコントロールすること」が重要でありそれを実現するためにタイムマネジメント力が必要なのです。もしタイムマネジメント力が低い、即ち「自分の仕事をコントロールできない」とどういうことが起きるかというと、
- 仕事内容を勘違いして無駄な作業をしてしまう
- 段取りができず、業務が回らない
- 仕事に追われている、仕事に振り回されている
という状態に陥ってしまいます。
反対にタイムマネジメント力が高い、即ち「自分の仕事をコントロールできていると
- 自身に期待されている成果を出すために、十分に時間を使うことができる
- 担当業務を効率よく行える
- 自分がいつ、何をするか自分でコントロールができる
という状態が実現でき、余裕をもって仕事にあたることができます。
日々の仕事に振り回されず、適切な仕事に適切な時間を使うことで成果を上げられるようになるためには、タイムマネジメント力を高めることが必要不可欠なのです。
昨今、「働き方改革』を背景にタイムマネジメントの注目度と重要性はますます高まっています。
「働き方改革」の目的の一つの仕事の生産性向上は、「少子高齢化に伴う労働人口の減少」や「育児と介護の両立」など働き方のニーズ多様化という現状を受け、長時間労働を前提とした働き方の見直しが求められているということです。それはただ残業時間を減らすということではなく、時間当たりの生産性を高め、短い時間で成果を出すことが求められており、それを実現するためタイムマネジメントが重要視されています。
タイムマネジメントを行うメリット
<短期的メリット＞
- 仕事の効率化を通じて、仕事の処理能力が向上する
- 仕事の効率化により、新たなことに取り組む時間を捻出することができるようになる
<中長期的メリット＞
新たに捻出される時間を使って、独自性の高い仕事へと特化し、自分自身の仕事領域を確立することができる
- 新たに捻出される時間を使って、自信の知識、スキルを磨き、より高い価値を発揮できるようになる
- 上記を通じてより高いレベルでの仕事ができるようになる
ここで重要になるのが、仕事の効率化によって得られる新たな時間の使い方です。その増えた時間を、「対処でなく改善、改革へつながる仕事」、「自分のキャリア上今後必要となる仕事」、「社内で自分自身が確立したい仕事」といった重要だが緊急でない仕事へ振り分けることで、最終目的の成果を上げることへとつながります。
目まぐるしく変化するビジネス環境に対応するには、自分自身の仕事をこなす、処理するだけでなく、自分自身の仕事領域をしっかり確立することが大切です。
タイムマネジメントの方法とコツ
タイムマネジメントの方法とコツ①仕事の洗い出しをする(仕事の見える化）
まずは自身が普段どんな仕事を行っているかを洗い出します。仕事の洗い出しの目的は、普段自分がどんな仕事にどれだけの時間を使っているかを把握する事です。忙しい日々を送っていると、自分がどんな仕事を行っているか把握できていないもの.。仕事の効率化を行うために仕事の洗い出し=見える化が必要なのです。
まず１週間分の仕事を思いつくままに書き出し、一覧を作成します。後で追加、訂正ができるように手書きよりパソコンなどで作成するのがお勧jめです。その後それぞれの仕事にどれだけ時間を費やしているのか、自分が想定している時間を大まかでいいので記入します。ここでのポイントは仕事の内容だけでなく、仕事のフローも詳しく書き出すこと。フローをみえる化することで、自分の仕事における関係者も見えてきます。1週間分の仕事を洗い出したら、次は月次の仕事も同じ手順で書き出していきます。これで自分の1ヶ月の仕事をみえる化することができます。
タイムマネジメントの方法とコツ②工数を確認する(ずれの見える化）
この工程での目的は、①で洗い出した仕事について、自分が想定しているかかる時間と実際に仕事に使っている時間のずれを可視化する事です。それにより、実際自分が注力する仕事(成果を上げる仕事）に時間をさけているのか、優先して効率化を進める業務は何かを明確にすることができます。
具体的には、①の表を基に実際に業務を行っていきます。1週間仕事を行いながら①で作成した表に作業内容やかかった時間を追記し修正していきます。その結果手元の一覧には時間の予実が完成します。実際に予実を確認すると、想定より時間を使っている仕事や逆に時間を使っている仕事が見えてきます。このずれをみえるようにすることがこの工程のポイントです。
タイムマネジメントの方法とコツ③重要・緊急マトリクスに当てはめる(重要度の見える化）
次に行うのが重要・緊急マトリクスへの振り分けです。自分の仕事において、本当は何に一番時間をかけるべきなのか、反対に自分が時間をかけるべきでない（捨てる、任せる、効率化する）仕事は何か明確にするためです。
このマトリクスでは業務を重要度、緊急度の2軸を使い、自身の仕事を4象限に分けていきます。重要度を測る尺度は「成果につながる業務かどうか」、緊急度を図る尺度は「納期が近いかどうか」です。
締め切りの迫った提案書作成など、締め切り直前のタスク
クレーム対応
お客様からの重要な問い合わせ
志津手むトラブルへの対応
スキルアップのための自己研鑽
業務改善のためのツールの情報収集
社員の教育
健康維持のための取り組み
重要ではない電話やメールへの対応
突然の来客への対応
突発的に発生する社内の依頼、問い合わせ
誰も使用してない資料の定期的な更新
形骸化した定例の会議
ネットサーフィン
業務に関係のない世間話
タイムマネジメントの方法とコツ④上記Ｃ、Ｄ業務を捨てる、任せる、効率化する
ここでは、成果につながらない仕事が見えてくるので、まず捨てられないかを検討します。
次に重要でなくてもやらなければならない仕事は存在するので、人に任せることを検討します。この任せるは他の人への仕事の移管とシステムによる自動化と2つの側面から考えることを意味します。それで残った仕事は効率化します。仕事のフローを明確にし、重複する工程や不要な工程がないかどうか洗い出しうことが必要です
また効率化を行う際のポイントは、「手軽で効率化のインパクトが大きい取り組み」を選択する事です。いくら効率化が期待できても、その取り組み自体多大な時間がヵかるのでは本末転倒になってしまいます。
タイムマネジメントの方法とコツ⑤空いた時間を処理ではなく改善、改革に使う
タイムマネジメントの短期的メリットを生み出す工程が①～④、それに追って空いた時間を、今後の成長につながる仕事、即ちBの重要だが緊急でない仕事に充当していくことで中長期的メリットを享受できます。ここでのポイントは、この先自分が仕事での成果を大きくするために、何をすべきかという観点から対処でなく改善、改革へつながる仕事、自分のキャリア上今後必要となる仕事、社内で自分自身が確立したい仕事への取り組みと、それらに関する知識、スキルを身に着けることに時間を当てることです。その積み重ねによって今の仕事をより高いレベルで行うことができそれが成果を上げるというタイムマネジメントの最終的な目的を上げることにつながるのです。
うまくいくタイムマネジメントのコツ
タイムマネジメントのポイントは大きく4つにまとめることができます。
- タイムマネジメントの目的は、仕事の生産性を向上させ、最終的に成果を上げることである。
- タイムマネジメントは、日々の仕事の見える化から始める
- 重要度の低い仕事は、「捨てる」「任せる」、「効率化する」
- 今の仕事を高いレベルで行うために、必要なことに時間を使う
この4つを意識しながら、仕事に取り組むことで仕事の生産性が向上し、成果を上げられるようになっていきます。私も仕事に追われていたのが、タイムマネジメントにより、仕事を追うことができるようになっていきました。ぜひ皆さんもやってみてください。
